Presentazione 
Document Manager è un apparato di dimensioni ridotte (18cm x 11 cm x 3cm) che viene collegato nella rete aziendale in modo semplice e veloce, permettendo da subito di utilizzare i normali fax come sistemi di scansione e protocollazione; il software del Document Manager si occupa di creare un PDF dal documento cartaceo, lo protocolla e lo archivia sul file server di rete; oppure lo può anche inviare per mail, per fax o alla stampante.
Non è richiesta l'installazione di alcun software sul PC, da cui è comunque possibile accedere all'interfaccia web del Document Manager con un browser.
Per scannerizzare i documenti cartacei è possibile usare uno o più fax analogici, di qualsiasi marca e modello, collegati alla rete aziendale attraverso un apposito adattatore.
Per recuperare i documenti in PDF è possibile utilizzare le risorse di rete di Windows o un collegamento diretto dal proprio gestionale, dal CRM, dal proprio sistema di Ticketing o simili.
Esempi di utilizzo
Il Document Manager è utilizzato- negli studi professionali per l'archiviazione dei documenti cartacei
- negli studi medici per l'archiviazione dei referti
- negli studi peritali per l'acquisizione, archiviazione e spedizione via email delle pratiche assicurative
- dai commercialisti per l'acquisizione dei documenti per l'archiviazione sostitutiva dei documenti fiscali
- presso gli studi di avvocati per l'archiviazione su singoli notebook delle pratiche clienti
- nelle pubbliche amministrazioni
- per l'acquisizione dei documenti per l' archiviazione sostitutiva
- per l'archiviazione e l'invio automatico del documento via email senza bisogno di un computer
- per la protocollazione delle comunicazioni cartacee
- nelle aziende private
- per l'archiviazione elettronica di ordini, fatture, documenti di trasporto
- per l' invio automatico in forma elettronica dei documenti via internet
- per la memorizzazione del proprio CRM o ERP dei documenti clienti/fornitori
Guarda il video che mostra come usare il Document Manager
Scheda Tecnica
Document Manager è un apparato di rete con le seguenti caratteristiche tecniche:- codice articolo: G090061
- dimensioni: 18cm x 11 cm x 3cm
- consumo medio: 10Watt
- alimentazione: via trasformatore (no ventole) fornito di serie
- interfaccie: 1 ethernet 10/100Mbit autosensing
- software: sistema operativo embedded su memoria allo stato solido, accessibile via http
- espansioni: linguaggio di scripting per la programmazione delle funzioni, accessibile via http
- fax: supporta fino a 200 unità fax collegate
- certificazioni: RoHS CE FC
- codice articolo: G090061
- dimensioni: 10cm x 7cm x 3cm
- consumo medio: 5Watt
- alimentazione: via trasformatore (no ventole) fornito di serie
- interfaccie: 1 ethernet 10/100Mbit autosensing + 1 porta RJ11 PSTN fax
- certificazioni: RoHS CE FC
- rete 10/100Mbit su cui collegare il Document Manager e un adattatore
- un fax analogico
- (opzionale) file server locale o remoto con accesso Windows o FTP
Domande Frequenti
Domande generiche:
- Quali sono i vantaggi di usare un Document Manager invece di uno scanner?
Rispetto ad uno scanner o ad una stampante multifunzione che fa da scanner di rete, Document Manager offre numerosi vantaggi:- semplicità e immediatezza di utilizzo: non è necessario alcun software o PC, perchè il Document Manager permette di protocollare e archiviare i documenti usando un normale fax e la tastiera di questo
- acquisto economico: il fax è uno strumento di acquisizione molto più economico e veloce degli scanner e con un solo Document Manager si possono collegare fino a 200 fax; inoltre non si ha bisogno di avere un PC o software di scansione
- sistema efficiente e programmabile: chi ha il compito di protocollare un documento deve solo inserirlo nel fax e digitare il codice per la protocollazione come numero di telefono sul fax; pensa poi il Document Manager a fare il resto, liberando il tempo e la mente di chi deve archiviare i documenti
- Di che tipo e di quanti fax ho bisogno?
Il Document Manager è compatibile con tutti i fax analogici (non ISDN) sul mercato, di ogni marca e modello; possono essere collegati più fax/adattatori in rete e gestiti con un solo Document Manager - fino a 200 fax per ogni Document Manager
- Posso usare una stampante multifunzione come fax?
Si, purchè supporti la funzione fax attraverso il normale cavo telefonico; anche se è una stampante di rete, è necessario comunque collegarvi un adattatore, perchè verrà usata come fax tradizionale
- Posso protocollare un documento PDF senza usare il fax di rete?
Si, attraverso l'interfaccia web del Document Manager
- Posso utilizzare un NAS per archiviare i documenti protocollati?
Si, purchè supporti la condivisione file di Windows o l'FTP
Relativamente all' installazione:
- Di quanti punti rete ho bisogno per l'installazione dell'apparato?
Sono necessari due punti rete: uno per il Document Manager e uno per l'adattatore da collegare al fax
- Posso collegare il Document Manager lontato dagli adattatori?
Si, è possibile collegare il Document Manager e gli adattatori in qualsiasi punto della rete ethernet, anche molto distanti tra loro
- Posso utilizzare il fax in contemporanea per inviare fax oltre che per protocollare con il Document Manager?
Si, ma è necessario un adattatore cosidetto da parete (cod art G090061C)
Relativamente all' uso quotidiano:
- Cosa faccio se il Document Manager non funziona?
Il Document Manager ha un sistema di autogestione che provoca un reset se rimane bloccato per più di 60 secondi; nel caso proprio disperato che non reagisca, può essere riavviato semplicemente togliendoli corrente e ricollegandola
- Se un fax non passa per un motivo xx cosa succede?
Se il fax non arriva completamente al Document Manager questo non viene eleborato ed è necessario reinviarlo; nel caso ci sia un errore nell'esecuzione dell'azione legata ad un protocollo, ad esempio il server ftp remoto non è disponibile, il Document Manager risponde inviando un fax con l'errore dettagliato sul fax da cui è stato creato il documento
Relativamente alla protocollazione:
- Posso usare il Document Manager con il mio software di protocollazione?
Il Document Manager può essere usato come efficace sistema di acquisizione dei documenti: in questo caso si occupa di scannerizzare il documento e creare il PDF che viene poi messo su un disco di rete. Il vostro software può agevolmente applicare i metadati del protocollo sul file creato.
- Rappresento una software house e vorrei integrare il Document Manager con il mio software di protocollazione; è possibile?
Certamente! è disponibile su richiesta un Developer Kit per Windows/Linux/MAC che permette di sviluppare interfaccie al Document Manager, in modo da pilotarne e controllarne le funzioni.
Contattateci per avere più informazioni a riguardo.
- Esiste una versione OEM del prodotto?
Si, esiste una versione OEM del Document Manager studiata per la personalizzazione e la distribuzione all'interno dei propri prodotti.
Contattateci per avere più informazioni a riguardo.
Acquisti
Per l'acquisto contatteci a sales@gallacci.com o per telefono allo 0583 1748993|
Prodotti > G090061
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